Einfach. Komfortabel. Sicher.

Innovative und rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Fehlen Ihnen manchmal auch wichtige E-Mails? Oder: Der Blick auf rechtliche Notwendigkeit und wirtschaftlichen Nutzen einer E-Mail-Archivierung.
innovative und rechtssichere E-Mail-Archivierung

Warum E-Mail-Archivierung?

Fehlen Ihnen manchmal auch wichtige E-Mails? Die Frage kann wohl jeder E-Mail-Anwender ohne langes Zögern mit „Ja“ beantworten. Und wäre es nicht schön, wenn die vermeintlich verloren gegangene E-Mail nur einen Mausklick entfernt liegt und sich quasi im Handumdrehen wiederfinden oder gar wiederherstellen ließe? Auch hier wird jeder Anwender sagen „Ja, natürlich“.

Die E-Mail ist ist heutzutage nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern zumeist eine, wenn nicht gar die, umfassendeste und damit auch wertvollste Informationsressource im Unternehmen. Die so über Jahre entstandenen Wissenspools gilt es zu bewahren und auch effizient nutzbar zu machen.

Dabei unterstützt Sie die E-Mail-Archivierung. Und „ganz nebenbei“ wird rechtliche Sicherheit geschaffen, indem alle relevanten E-Mails gesetzeskonform aufbewahrt werden – das freut den Chef, denn E-Mail-Archivierung war und ist „Chefsache“. Der Administrator freut sich über die Entlastung des E-Mail-Systems und kann sich um die „wirklich“ wichtigen Dinge kümmern, als langwierig im Backup nach E-Mails zu suchen. Das Wiederherstellen von E-Mails kann der Anwender zukünftig schnell und einfach selbständig erledigen.

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Zuverlässige Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
Schutz vor Datenverlusten durch sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails
Reduzierte IT-Kosten und IT-Optimierung
OneClick-Restore für schnelles Wiederherstellen von E-Mails durch den Anwender direkt aus dem Archiv
Schnelles Finden von Informationen über alle E-Mails inkl. beliebiger Anhänge steigert die Produktivität
Vereinfachtes Backup & Restore

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Vorteile für …

Unternehmer

Rechtssichere E-Mail-Archivierung. Erfüllen Sie einfach und schnell alle rechtliche Vorgaben des Gesetzgebers.

Schutz vor Datenverlust. Zuverlässige Archivierung aller E-Mails noch bevor ein Anwender Zugriff auf diese erhält.

Investitionssicherheit. E-Mail-Archivierung hält Ihr E-Mail-System schlank und macht entlastende Lösungen unnötig.

Prozessoptimierung. E-Mails können innerhalb weniger Sekunden durch den Anwender ohne Backup wieder hergestellt werden.

Anwender

Steigerung der Effizienz. Schnelles Finden von Informationen durch Volltextsuche, inklusive indizierter Anhänge.

Hohe Akzeptanz. Durch nahtlose Integration in Microsoft Outlook (mittels Add-In) oder Web Access mit völlig intuitiver Bedienung.

One-Click-Restore. Selbständige Wiederherstellung von E-Mails aus dem Archiv oder Öffnen von E-Mails zum Beantworten oder Weiterleiten.

Verfügbarkeit im Schadensfall. E-Mails bleiben bei einem Ausfall des E-Mail-Servers weiterhin über das Archiv verfügbar.

Administratoren

Storage-Anforderungen reduzieren. Durch regelbasiertes Löschen von E-Mails nach der Archivierung sowie Single-Instance-Sicherung (De-Duplizierung) und Komprimierung.

Geringerer Support-Aufwand. Kein ineffizientes Suchen von E-Mails im Backup mehr, da Anwender E-Mails eigenständig wiederherstellen können.

Backup & Restore. Backup- und Restore-Zeiten werden durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server deutlich verkürzt.

Zentralisierung von E-Mails. Sicherung und Archivierung aller PST-Dateien im Unternehmen im zentralen E-Mail-Archiv.

innovative und rechtssichere E-Mail-Archivierung

Die letzte Hintertüre schließt sich

E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht

Die E-Mail-Archivierung ist bereits heute eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Ab dem 1. Januar 2017 wird es jedoch Ernst: Mit Beginn des kommenden Jahres tritt nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein.

Dann gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Alle Übergangsregelungen enden am 31. Dezember 2016.

Was heißt das nun konkret? Die Pflicht zur Aufbewahrung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln nun vollumfänglich und ausnahmslos. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. per E-Mail gesendet oder empfangen, so besteht dringender Handlungsbedarf.

Neben der GoBD sind auch die Regelungen des Handelsgesetzbuch sowie der Abgabenordnung heranzuziehen, welche die Art der aufzubewahrenden Dokumente sowie die Aufbewahrungsfristen beschreiben.

MailStore Server

Die Basis für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung

Wir vertrauen bei der E-Mail-Archivierung auf den Marktführer im Bereich E-Mail-Archivierungslösungen. Die Software MailStore Server – „made in Germany“ – erfüllt nicht nur alle relevanten rechtlichen Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung, sondern bietet auch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive intuitiver Bedienbarkeit und hoher Zuverlässigkeit. Und ja, MailStore Server fügt sich selbstverständlich nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur ein.

Die Kombination aller rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile mit einem niedrigen Einstiegspreis sowie einer hohen Anzahl unterstützter E-Mail-Systeme macht MailStore Server für Unternehmen verschiedenster Branchen zur idealen Lösung. Kurz zusammengefasst: Einfach, komfortabel, sicher und strukturiert.

 

Unterstütze E-Mail-Systeme:

  • Microsoft Exchange Server 2003 – 2016
  • Microsoft Office 365
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server, wie z.B. Tobit David.fx
  • Google Apps
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

Nächste Schritte

Planung, Implementierung und Dokumentation

Wir haben Sie neugierig gemacht? Perfekt. Wie geht es jetzt weiter:
  • Analyse Ihres vorhandenen E-Mail-Systems
  • Planung der Archivierungstrategie und die Dimensionierung der E-Mail-Archivierung
  • Berücksichtigung der notwendigen Aspekte aus dem Datenschutz
  • Implementierung der E-Mail-Archivierung und Systemeinweisung
  • Erstellung der Verfahrensdokumentation
  • Einbindung in das Monitoring– und Datensicherungskonzept

Sie sind sich noch nicht überzeugt und wollen wissen, wie sich MailStore „anfühlt“. Dann installieren wir MailStore Server bei Ihnen im Unternehmen im Rahmen einer 30-Tage-Testversion – unverbindlich und ohne Risiko für Ihr bestehendes E-Mail-System.

innovative und rechtssichere E-Mail-Archivierung

Kombinieren Sie rechtliche Notwendigkeit mit wirtschaftlichem Nutzen.

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